Akademik

KETENTUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

     A.  Pendaftaran Mahasiswa Baru yang Lulus Seleksi Masuk

1. Calon Mahasiswa baru yang lulus seleksi masuk UNJ harus melapor (mendaftar ulang) ke BAAK pada tanggal yang telah ditetapkan.
2. Ketika melapor mahasiswa memperoleh NIM, alur, jadwal pendaftaran, daftar dokumen yang harus dilengkapi, dan daftar besaran biaya perkuliahan.
3. Calon mahasiswa membayar semua biaya perkuliahan semester pertama sesuai ketentuan di Bank yang ditetapkan melalui layanan host to host dengan menyebutkan nomor peserta seleksi atau memperlihatkan foto kopi kartu peserta ujian seleksi.
4. Khusus bagi mahasiswa baru, pada struk bukti pembayaran dicantumkan PIN (Personal Identity Number) sebagai password untuk login ke sistem informasi akademik (Siakad) UNJ pada portal http://siakad.unj.ac.id melalui internet atau anjungan di jurusan tertentu, fakultas, atau di ruang e-library Perpustakaan lantai 4 (empat). PIN ini harus diubah saat pertama kali login di Siakad dan selanjutnya akan berlaku abadi selama menjadi mahasiswa UNJ. Mahasiswa diharapkan mencatat dan menyimpan PIN tersebut. Semua hal yang ditimbulkan akibat kelalaian menjaga kerahasiaan PIN tersebut merupakan tanggung jawab mahasiswa yang bersangkutan.
5. Pada Siakad mahasiswa baru mengentry biodata dengan melengkapi data yang ada secara mandiri. Jika tidak mengentry biodata, maka mahasiswa tidak dapat mengisi kartu rencana studi (KRS) di Siakad.
6. Mahasiswa baru menyerahkan semua dokumen yang diminta sesuai ketentuan ke BAAK.
7. Mahasiswa baru memperoleh Buku Pedoman Akademik + CD Pedoman Akademik, Buku Panduan Masa Pengenalan Akademik (MPA), Jaket Almamater, dan KTM.
8. Mahasiswa baru memeriksa kesehatan di klinik UNJ secara gratis dengan memperlihatkan struk pembayaran biaya pendidikan.
9. Mahasiswa baru memperoleh kontrak mata kuliah yang harus ditempuh untuk menyelesaikan studi di UNJ yang dibuat program studi/jurusan/fakultas.
10. Khusus mahasiswa baru pindahan pemutihan atau alih program memperoleh kontrak mata kuliah yang akan ditempuh, dari program studi/jurusan/fakultas dengan mempertimbangkan mata kuliah yang sudah pernah ditempuh dan lulus sebelumnya.
11. Setelah mengikuti semua prosedur pendaftaran, mahasiswa baru mengikuti Masa Pengenalan Akademik (MPA).
12. Mahasiswa baru yang terlambat melapor dinyatakan hilang haknya sebagai calon mahasiswa baru UNJ. 

 
B.   Pendaftaran/Registrasi Ulang Mahasiswa Lama      Setiap awal semester mahasiswa wajib melaksanakan dua tahapan berikut.

a.      Pembayaran Biaya Pekuliahan

1)     Pembayaran Biaya Perkuliahan adalah melunasi semua kewajiban pembayaran biaya perkuliahan (SPP, DPP/DPPS, dan sebagainya) tiap semester sesuai dengan ketentuan yang berlaku melalui layanan host to host (H2H) pada bank yang telah ditentukan dengan fasilitas yang disediakan, yaitu:

a)     Anjungan Tunai Mandiri (ATM)

b)     Internet Banking (e-Banking)

c)      Teller pada kantor cabang se-Indonesia dengan menunjukkan KTM UNJ atau menyebutkan NIM dan dapat dibayar tunai atau debet rekening.

2)     Mahasiswa wajib membayar biaya perkuliahan bila:

a)     Belum menyelesaikan semua mata kuliah namun masih memiliki masa studi.

b)     Telah melakukan herregistrasi bagi yang cuti kuliah atau nonaktif pada semester sebelumnya.

c)      Tidak kena sanksi akademik berupa: skorsing, gagal studi, kehilangan haknya atau dikeluarkan sebagai mahasiswa UNJ.

3)     Pembayaran melalui ATM atau internet banking menggunakan nomor rekening dan dapat diwakilkan. Pada pembayaran dengan H2H akan diperoleh struk bukti pembayaran, sedangkan dengan internet banking struk akan tampak di layar dan dapat dicetak sendiri.

4)     Setelah mahasiswa membayar biaya perkuliahan, maka mahasiswa dapat langsung mengaktifkan NIM atau mendaftar ulang secara online dan mengisi KRS setelah login dengan menggunakan Pin yang telah ada.

5)     Mahasiswa yang telah menempuh dan lulus semua matakuliah dan hanya menyelesaikan tugas akhir diharuskan membayar semua biaya perkuliahan.

6)     Mahasiswa yang sudah mendaftar atau tinggal ujian skripsi/tugas akhir pada akhir semester diharuskan membayar SPP (sesuai SK Rektor Nomor 401/SP/2011).

7)     Masa semester ganjil adalah 1 Agustus – 31 Januari dan semester genap adalah 1 Februari – 31 Juli.

8)     Pembayaran biaya perkuliahan bagi mahasiswa lama untuk semester ganjil paling lambat 31 Juli dan semester genap 31 Januari atau sesuai jadwal yang telah ditetapkan, pembayaran di luar jadwal tersebut tidak akan dilayani.

b.     Pendaftaran/Registrasi Ulang

Pendaftaran/registrasi ulang adalah mencatatkan atau mengaktivasi NIM melalui Siakad atau anjungan dengan menggunakan PIN yang bersangkutan.

Mahasiswa yang tidak membayar biaya perkuliahan dan mendaftar ulang atau cuti kuliah, status akademiknya pada semester yang bersangkutan menjadi tidak terdaftar dan tidak diperbolehkan mengikuti semua kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta menggunakan fasilitas UNJ yang tersedia.

C.   Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

      Persyaratan dan ketentuan:

a.       Pada awal semester, setiap mahasiswa jenjang sarjana harus menyusun rencana program perkuliahan yang akan ditempuh pada semester tersebut, serta mengkonsultasikannya dengan PA, baik secara tatap muka maupun melalui Siakad.

b.      Mata kuliah harus didaftarkan oleh mahasiswa secara mandiri dan online melalui pengisian KRS pada Siakad atau anjungan jurusan, fakultas, atau di ruang e-library Perpustakaan lantai 4.

c.       Pengisian KRS tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan pada kalender akademik dan setelah itu tidak diperbolehkan (ditutup/diprotek).

d.      Untuk memperlancar akses pengisian KRS, maka mahasiswa yang mengisi KRS harus sesuai dengan jadwal per angkatan yang jadwalnya dapat dilihat di Siakad.

e.       Khusus matakuliah PPL bagi mahasiswa program studi pendidikan didaftarkan mahasiswa ke Siakad dengan persetujuan PA lebih awal yang sesuai jadwal PPL. Pendaftaran PPl ini berdampak diproteknya (diblokir) pengambilan matakuliah yang bersifat tatap muka atau praktek, sehingga PPL hanya boleh diambil bersamaan matakuliah seminar, tugas akhir, dan PKL/praktek industry atau KKN yang waktu pelaksanaannya tidak bersamaan atau saling bersinggungan.

f.        Mahasiswa yang belum atau terlambat mengisi KRS tidak diperkenankan mengikuti kegiatan akademik.

g.       PA akan menyetujui pengisian KRS per matakuliah dengan memberi tanda centang (√) pada Siakad sesuai jadwal pada kalender akademik. PA dapat menolak dengan memberikan alas an pada kotak informasi yang disediakan. Jika masa penyetujuan KRS telah habis dan PA belum menyetujuinya, maka admin akademik akan menyetujui semua matakuliah yang diisi mahasiswa (dipenalti).

h.      Mata kuliah yang tidak disetujui PA dapat langsung diganti mahasiswa yang bersangkutan, tanpa menunggu masa perbaikan KRS.

i.         Mata kuliah yang telah disetujui PA, tidak dapat dibatalkan, kecuali tanda centangnya dihapus PA.

j.         Semua aktivitas mahasiswa dan dosen dari login sampai logout di Siakad akan terekam dalam server database AS/400, sehingga merupakan data atau bukti otentik akses ke Siakad.

k.       Sebelum awal perkuliahan KRS dan daftar kelas akan dicetak Puskom dan didistribusikan ke mahasiswa dan dosen yang bersangkutan melalui fakultas dan program studi/jurusan. Mahasiswa harus proaktif mengambil KRS tersebut di program studi/jurusan.

l.         Dosen berwenang dan harus melarang serta tidak diperbolehkan mengizinkan mahasiswa yang tidak tercantum pada daftar kelas tersebut untuk mengikuti perkuliahan, bimbingan tugas akhir, seminar, program pengalaman kerja lapangan, dan sebagainya.

D.   Perbaikan KRS

a.       Perbaikan KRS dengan membatalkan atau menambahkan mata kuliah (batal-tambah) yang dilakukan pada minggu kedua dan ketiga setelah perkuliahan resmi dimulai dan sesuai dengan jadwal kalender akademik.

b.      Perbaikan KRS dilakukan melalui Siakad ata anjungan.

c.       PA akan menyetujui perbaikan KRS per mata kuliah dengan memberi tanda centang (√) pada Siakad sesuai jadwal pada kalender akademik. Jika masa penyetujuan perbaikan KRS telah berakhir, maka admin akademik akan menyetujui semua mata kuliah yang ditambahkan mahasiswa.

d.      Setelah masa perbaikan KRS telah berakhir, maka tidak ada lagi perbaikan KRS dengan alasan apapun tanpa terkecuali.

e.       Secara bertahap perbaikan KRS akan ditiadakan dan diharapkan mahasiswa memaksimalkan masa pengisian KRS sekaligus memperbaikinya.

f.        KRS dicetak bersamaan dengan daftar kelas permanen oleh Puskom serta mendistribusikannya ke mahasiswa dan dosen yang bersangkutan melalui fakultas dan program studi/jurusan. Mahasiswa harus proaktif mengambil KRS tersebut di program studi/jurusan.

E.   Pengisian Nilai

a.       Nilai mata kuliah diberikan dosen pengampu/pengajar dengan mengisi/menginput nilai akhir secara online melalui Siakad.

b.      Pengisian nilai di atas sesuai jadwal yang ditentukan. Jika masa pengisian nilai telah berakhir, maka nilai dipenalti menjadi B oleh admin akademik. Nilai penalti B tidak diperbolehkan diperbaiki.

c.       Setelah nilai diinput oleh dosen, maka mahasiswa bisa langsung melihatnya di Siakad.

d.      Selama masa pengisian nilai, nilai yang telah diisi dosen dapat diubah dengan nilai yang semestinya.

e.       Setelah masa pengisian nilai berakhir, maka nilai tersebut tidak dapat diubah.

                 F.   Perubahan Nilai dan Perbaikan Kartu Hasil Studi

 

a.       Perubahan nilai mata kuliah dengan memperbaiki KHS hanya diperbolehkan jika terjadi kekeliruan atau kesalahan teknis, yakni kesalahan mengisi atau menjumlahkan item penilaian oleh dosen yang bersangkutan.

b.      Mahasiswa yang nilainya salah diberikan dosen dapat mengajukan perubahan nilai dengan prosedur:

1)     Dosen yang bersangkutan membuat surat permohonan ke Pembantu Rektor I atau mahasiswa mengisi formulir yang disediakan program studi, jurusan, atau subbagian pendidikan fakultas dan ditandatangani oleh dosen yang bersangkutan.

2)     Surat permohonan atau formulir tersebut harus diketahui oleh ketua program studi/jurusan dan pembantu dekan I fakultas.

3)     Formulir dengan melampirkan KHS asli dikumpulkan ke subbagian pendidikan fakultas untuk diserahkan ke secretariat PR I oleh petugas. Mahasiswa tidak diperkenankan menyerahkannya langsung ke PR I.

4)     Setelah memperoleh persetujuan atau disposisi oleh PR I, maka berkas penyerahan nilai tersebut dikirim ke Puskom untuk diproses sesuai dengan  disposisi tersebut.

c.       Perubahan nilai hanya diperbolehkan pada akhir semester yang bersangkutan sesuai dengan jadwal pada kalender akademik. Setelah itu, tidak ada lagi perubahan nilai dan nilai yang dianggap benar adalah nilai yang tertera di KHS.

d.      Perubahan nilai tidak berlaku bagi mata kuliah yang dosennya terlambat mengisi nilai (kena penalti). 

Perubahan nilai yang tidak sesuai dengan ketentuan dan prosedur di atas tidak dapat diproses.